برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) چیست ؟

یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند. که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

مفهوم erp

در بیشتر مراکز تولیدی، مشکلات موجود ناشی از کمبود تلاش کارکنان نیست بلکه کمبود همکاری و هماهنگی در استفاده از منابع در دسترس کارخانه (کارکنان، اطلاعات، مواد، ابزار) و در نتیجه عدم مدیریت موثر در کار، عوامل اصلی به وجود آورنده این مشکلات است.

در بیشتر مراکز تولیدی، مشکلات موجود ناشی از کمبود تلاش کارکنان نیست بلکه کمبود همکاری و هماهنگی در استفاده از منابع در دسترس کارخانه (کارکنان، اطلاعات، مواد، ابزار) و در نتیجه عدم مدیریت موثر در کار، عوامل اصلی به وجود آورنده این مشکلات است.

سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، ابزار نوینی است که رفع ناهماهنگی یاد شده را با تاکید بر بهبود فرایندهای سازمان و تصمیم گیری صحیح تر و آسان تر مدیران، هدف قرار داده است.

ویژگی های سیستم های ERP

هدف اصلی و اولیه بسته های نرم افزاری ERP ، گردآوری بخش ها و حوزه های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم یکپارچه است، به گونه ای که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش های متفاوت یک سازمان باشد.

در یک جمع بندی می توان گفت سیستم های ERP ، تنها حاصل اجتماع فرایندها و وظایف مختلف سازمانی در قالب یک بسته نرم افزاری نیست بلکه حداقل باید دارای چند مشخصه کلیدی باشد تا بتواند به عنوان یک راه حل درست مطرح شود. این ویژگی ها عبارتند از:‌

انعطاف پذیری: سیستم های ERP باید بتوانند به نیازهای متغیر سازمان ها و شرکت های استفاده کننده پاسخ دهند.

همچنین این سیستم باید به گونه ای باشد که هر جزیی از بسته نرم افزاری بتواند بدون تاثیر در روش های دیگر در هر سازمانی، تغییر کرده، اضافه یا حذف شود.

فراگیر بودن: سیستم های ERP باید وظایف سازمانی مختلفی را پشتیبانی کنند و متناسب با طیف وسیعی از سازمان ها مورد استفاده قرار گیرند.

فرا شرکتی: این سیستم ها باید به صورت online به سازمان های دیگر و سایر شرکای تجاری از جمله تامین کنندگان و مشتریان متصل باشند.

بهترین روش های موجود: مجموعه ای از بهترین روش های مورد استفاده و تجربه شده در جهان باید در این نرم افزارها گردآوری شده باشد.

شبیه سازی واقعیت: بنای طراحی و استفاده از این نرم افزارها، شبیه سازی اقدامات و فرایندهایی است که در سازمان انجام می گیرد.

سایر ویژگی ها: علاوه بر موارد کلیدی مطرح شده، می توان به ویژگی هایی همچون کاهش کارها، حذف دوباره کاری و بهینه سازی منابع‌، محیط کاربر پسند (شامل راهنمایی online و رابط گرافیکی مناسب)، انعطاف پذیری در انطباق با قوانین کشورها (در زمینه های مالی، مالیاتی، فروش، صادرات و واردات)، دسترسی آسان به اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم رکوردهای اطلاعاتی، اشاره کرد.


مزایای ERP

  1. نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
  2.  ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
  3.  پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.
  4.  مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.
  5.  بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.